Большинство людей, когда думают о несоответствиях и корректирующих действиях, сразу вспоминают о стандарте ISO 9001 и несоответствующей продукции в системе менеджмента качества. Тогда как стандарты ISO 14001, OHSAS 18001 и другие стандарты по системам менеджмента тоже содержат требование к управлению несоответствиями. В этой статье мы рассмотрим, как применяется это требование ISO 14001 применительно к проблемам в системе экологического менеджмента (СЭМ).

Что является несоответствием в СЭМ?

В системе экологического менеджмента в центре внимания – улучшение экологических показателей, выполнение обязательных требований в области охраны окружающей среды и достижение экологических целей. Потому, когда ISO 14001 говорит о несоответствии, в первую очередь, подразумевается проблема в процессе, СЭМ, которая может привести к ухудшению экологических показателей, нарушению обязательных требований или помешать достижению экологических целей.

Например,
Промышленное предприятие имеет экологический аспект – шум от передвигающегося по территории предприятия автомобильного транспорта и вентиляционных установок производственных цехов. Шумовое загрязнение окружающей среды определяется уровнем звукового воздействия на границе санитарно-защитной зоны (СЗЗ) предприятия. Превышение предельно допустимого уровня шума будет считаться несоответствием и потребует от предприятия внедрения коррекций и/или корректирующих действий.

Корректирующие действия в СЭМ

Также как и в ISO 9001, управление несоответствиями в ISO 14001 предусматривает выполнение ряда действий. Давайте рассмотрим их на конкретном примере.

Пример:
Во время сертификационного аудита системы экологического менеджмента промышленного предприятия аудитор обнаружил на ее открытой территории у входа в один из производственных цехов неорганизованное место хранения опасных химических реагентов порошкообразного вида. Химические реагенты хранились прямо на земле, без упаковки или какого-либо защитного покрытия от солнца, ветра и атмосферных осадков. Обнаруженное несоответствие аудитор описал в отчете по аудиту.

Согласно процедуре по управлению несоответствиями, разработанной на основе ISO 14001:2015, предприятие должно предпринять следующие шаги:

1. Идентификация (определение) несоответствия

Идентификация несоответствия осуществляется путем сравнения того, что обнаружено, с тем, как должно быть. Что было обнаружено в нашем примере: «Опасные химические реагенты хранились на открытой территории, прямо на земле, без упаковки или какого-либо защитного покрытия от солнца, ветра и атмосферных осадков». Как должно быть: «Данный химический реагент должен храниться в закрытых, специально оборудованных, хорошо вентилируемых, сухих помещениях (складах), исключающих попадания реагента на землю, а также прямого попадания солнца, воздействия, ветра, атмосферных осадков на реагент».

В случае получения информации о несоответствии организации необходимо убедиться, в том, что на самом деле имеется отклонение от установленных требований и определить область несоответствия, т.е. понять, это единичный случай или имеются еще примеры подобных нарушений в других местах. В данном примере факт отклонения от установленных требований очевиден, предприятию остается определить область несоответствия.

2. Исправление несоответствия, выполнение действий по смягчению его воздействия на окружающую среду 

Согласно ISO 14001, выявленные несоответствия в области СЭМ должны быть незамедлительно устранены (когда это возможно) и приняты меры по смягчению их воздействий для окружающей среды (если применимо).

В нашем примере для устранения несоответствия (коррекции) предприятию необходимо убрать неорганизованное место хранения химических реагентов и организовать их надлежащее хранение в специально оборудованном помещении.

Поскольку ненадлежащее обращение с химическими реагентами привело к загрязнению земли опасными химическими веществами, предприятию необходимо устранить загрязнение, т.е. предпринять действия по смягчению последствий этого несоответствия. Для смягчения последствий предприятию потребуется снятие и утилизация загрязненного слоя почвы и засыпка свежего грунта. 

В некоторых случаях работа с несоответствиями СЭМ завершается на этом шаге. Но в нашем примере этого недостаточно, чтобы предотвратить подобные несоответствия в будущем. 

3. Изучение несоответствия, установление его причин (включая первопричины)

Для того, чтобы не допустить появления на предприятии таких несоответствий в будущем, необходимо определить и проанализировать причины данного несоответствия, включая коренные причины (первопричины). Для этого могут применяться такие методы, как: «Диаграмма Исикавы» («Рыбий скелет»), «Пять почему», Диаграмма Парето и др.

Причин несоответствия, описанного в нашем примере, может быть несколько, например, поломка грузоподъемного механизма (ГПМ). Представим, что на данном предприятии склад для хранения химических реагентов расположен внутри того самого цеха, у входа которого было обнаружено неорганизованное место хранения реагента. По процедуре предприятия химический реагент доставляется к воротам цеха на автотранспорте, а затем с автотранспорта перемещается на склад при помощи ГПМ. Однако в день аудита произошла поломка ГПМ, а запаса химических реагентов на складе было недостаточно. Чтобы не останавливать производственный процесс, химический реагент был выгружен прямо у ворот цеха таким образом, чтобы рабочие могли перенести его на склад в ведрах вручную (к сожалению, это пример из реальной практики).

Таким образом, причина несоответствия определена, и многие на этом бы остановили поиск причин. Однако поломка ГПМ в данном примере – это лишь одна из причин, лежащих на поверхности. Чтобы её устранить, предприятию необходимо привести ГПМ в рабочее состояние или заменить новым. Но этого недостаточно и, скорее всего, поможет в решении проблемы лишь в краткосрочной перспективе.

Остается еще много вопросов, на которые предприятию следует найти ответы: «Почему произошла поломка ГПМ, как на предприятии обстоит дело с техническим обслуживанием ГПМ?»; «Почему поломка ГПМ не была своевременно устранена?»; «Почему на складе не оказалось необходимого запаса химических реагентов?»; «Почему химический реагент был высыпан прямо на землю без соблюдения необходимых мер безопасности?»; «Почему территория, на которой осуществляется разгрузка химических реагентов, не забетонирована?» и т.д. 

Чтобы предотвратить подобное несоответствие в будущем, предприятию предстоит изучить все возможные причины до тех пор, пока не будет обнаружена коренная причина (первопричина), которая является началом цепи и привела к несоответствию. Таких причин может быть несколько.

Поиск коренных причин - самая сложная часть в управлении несоответствиями. Большинство организаций в своем анализе не спускаются вглубь проблемы и не доходят до коренных причин. Если коренная причина не определена, любые предпринятые действия будут иметь лишь краткосрочный эффект и несоответствия могут повторится в будущем.

4. Оценка необходимости корректирующих действий

При всей очевидной пользе корректирующих действий стандарты по системам менеджмента не требуют применять их для каждого выявленного несоответствия. Например, при выявлении незначительных несоответствий допускается выполнение коррекций без корректирующих действий.

Так, в системе менеджмента качества далеко не каждая выявленная несоответствующая продукция или услуга обязательно приведет к корректирующим действиям. В системе экологического менеджмента необходимость устранения причин несоответствий (корректирующих действий) более вероятна, особенно, если выявленная проблема связана с экологическим аспектом или обязательствами организации в вопросах охраны окружающей среды. 

Любое корректирующее действие по устранению причин несоответствия в СЭМ должно быть соизмеримым со значимостью последствий выявленной проблемы, включая её воздействие на окружающую среду. Кроме того, необходимо учесть, есть ли еще подобные несоответствия или могли бы они потенциально произойти. 

В нашем примере необходимость корректирующих действий очевидна, поскольку выявленное несоответствие оказывает негативное влияние на окружающую среду и может быть причиной штрафов, нареканий контролирующих органов. Кроме того, выявленные причины данного несоответствия (отсутствие запаса химических реагентов на складе, поломка ГПМ, разгрузка/погрузка реагентов вручную и т.д.) могут являться также источниками рисков для здоровья работников и рисков в области качества.

5. Определение и выполнение корректирующих действий 

Следующим шагом является определение и выполнение необходимых корректирующих действий (если было принято решение об их необходимости). Намеченные действия должны быть выполнены без излишней отсрочки, а необходимые ресурсы определены и выделены.

При необходимости, организация должна внести соответствующие изменения в систему экологического менеджмента.

6. Регистрация результатов предпринятых корректирующих действий

Организации должны контролировать результаты всех предпринятых действий в отношении выявленных несоответствий.

Кроме того организации должны документировать как свидетельство и сохранять информацию о характере выявленных несоответствий и любых последующих предпринятых мерах, а также результатах корректирующих действий. Это может быть сделано в отчете по несоответствию, журнале корректирующих действий или другим принятым в организации способом.

7. Анализ результативности предпринятых корректирующих действий

Многие организации забывают или не считают необходимым проводить анализ результативности предпринятых действий, что является их большой ошибкой. Это завершающий этап управления несоответствиями.

В нашем примере оценка осуществляется на основе данных мониторинга соблюдения правил обращения с химическими реагентами. Если в течение установленного времени после внедрения корректирующих действий подобные несоответствия больше не повторялись на предприятии, то корректирующие действия могут считаться результативными. Если несоответствие повторяется, то предприятию следует провести повторный анализ коренных причин и рассмотреть другие возможные причины проблемы.