Большинство организаций внедряют систему экологического менеджмента (СЭМ) на основе ISO 14001 с целью получения сертификата соответствия данному стандарту, поскольку это дает организации много преимуществ. Для получения сертификата организации необходимо получить положительное заключение на сертификацию от независимой третьей стороны (органа по сертификации), т.е. успешно пройти сертификационный аудит.
Как пройти успешно сертификационный аудит?
Результаты сертификационного аудита напрямую зависят от качества подготовки к аудиту. Чем лучше подготовка, тем больше вероятность получения положительного заключения аудиторов на сертификацию.
Подготовка к аудиту включает:
- Подготовку системы экологического менеджмента к сертификации;
- Обеспечение проведения сертификационного аудита в организации;
- Подготовка персонала к взаимодействию с аудиторами сертифицирующего органа.
Сегодня на рынке большое количество консультантов предлагает свои услуги по подготовке к сертификации СЭМ и сопровождению организации во время сертификационного аудита. Вы можете нанять кого-то из них, в том числе обратиться к нам. Если Ваша организация не располагает свободными средствами или уверена в своих силах, можно подготовиться самостоятельно
1. Подготовка СЭМ к сертификации
До начала сертификации необходимо убедиться в том, что Ваша СЭМ соответствует хотя бы минимальным требованиям ISO 14001 и в достаточной степени внедрена в организации. Многие упускают из виду или не знают, что до сертификационного аудита в организации должны быть проведены не менее одного полного цикла внутреннего аудита в рамках действия СЭМ и анализ СЭМ с использованием всех входных данных – без этого нельзя считать, что система экологического менеджмента внедрена.
Для оценки готовности СЭМ к сертификации лучше всего провести внутренний предсертификационный аудит или GAP анализ. Для этого можно привлечь экспертов со стороны или использовать внутренние ресурсы, если в организации есть не менее двух подготовленных внутренних аудиторов СЭМ.
По результатам предсертификационного аудита или GAP анализа необходимо выполнить коррекции и корректирующие действия, которые позволят устранить недостатки СЭМ и предотвратить повторное появление выявленных несоответствий.
2. Обеспечение проведения сертификационного аудита
Для того чтобы начать процедуру сертификации СЭМ и получить сертификат, организации необходимо подать заявку в сертифицирующий орган (аудиторскую компанию) и/или заключить с ней договор. В настоящее время на рынке множество таких организаций. Однако не все из них оказывают услуги качественно и не все могут проводить сертификацию СЭМ на соответствие выбранному Вами стандарту или работать в Вашем регионе.
Чтобы сертификационные аудиты оказывали реальную помощь в улучшении СЭМ, а сертификат признавался заказчиками, инвесторами и другими заинтересованными сторонами, организациям следует очень серьезно подходить к выбору сертифицирующего органа. Оценка и выбор сертифицирующего органа должна проводиться в полном соответствии процедурой закупок организации, включая требования по оценке и выбору внешних поставщиков.
При оценке и выборе сертифицирующего органа, а также при подаче заявки и заключении договора на сертификацию важными моментами являются:
- Область сертификации СЭМ;
- Критерий аудита (стандарт);
- Правомочность сертифицирующего органа оказывать услуги по сертификации СЭМ в соответствии с выбранным стандартом в Вашем регионе;
- Система (ы) и орган (ы) аккредитации сертифицирующего органа;
- Репутация сертифицирующего органа;
- Местонахождение офиса или представительства сертифицирующего органа (если имеет значение);
- Требования к аудиторам сертифицирующего органа (квалификация, навыки, местопроживание и т.д.);
- Стоимость услуг по сертификации и накладные расходы;
- Количество дней аудитов;
- Периодичность и график надзорных аудитов;
- Язык аудита;
- На каких языках будет оформлен сертификат, количество экземпляров;
- Др.
Выбор органа по сертификации, безусловно, очень важен. Но не менее важна хорошая организация проведения аудита, которая предусматривает, в том числе, обеспечение доступа аудиторов к сотрудникам и их рабочим местам, присутствие руководства во время аудита, а также, в случае необходимости, предоставление аудиторам транспорта, спецодежды, спец обуви и СИЗ, необходимых пропусков для посещения производственных объектов.
Хорошей практикой при проведении внешнего аудита системы экологического менеджмента является предоставление аудиторам так называемой "карты предприятия". Это схематичное представление территории и объектов организации с отметками границ области сертификации СЭМ и санитарно-защитной зоны, мест хранения опасных материалов, противоаварийных средств и инструментов, мест размещения отходов, септиков и т.д.
3. Подготовка персонала к взаимодействию с внешними аудиторами
Подготовка к сертификации и, тем более, сертификационный аудит, как правило, являются достаточно нервным периодом в жизни организации и сотрудников. Многие сотрудники очень волнуются, раздражаются и даже испытывают стресс.
Чтобы избежать излишнего нервного напряжения организации в процессе сертификации, очень важно заранее разъяснить сотрудникам, для чего и какими методами будет проводиться аудит, как вести себя с аудиторами, что от них требуется или не требуется, ознакомить с планом и графиком аудита и т.д. Не лишним будет напомнить сотрудникам о том, какая информация в организации является строго конфиденциальной, и проинструктировать их, как вести себя, если аудитор запросит такую информацию.
Таким образом, очевидно, что при надлежащей подготовке организация имеет большие шансы на успешную сертификацию ее СЭМ, а сертификационный аудит станет сильным инструментом для постоянного улучшения в организации.